成果が上がるタイムスケジュールの5つの条件

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成果が上がるタイムスケジュール

今回は「タイムスケジュール」について。成果が上がるタイムスケジュールをどのように作ればいいのかという話。

そもそも、時間を生産的に用いることは難しい。たとえば、1日に働いている時間を8時間だとする。でも、実際には(意味のある)生産的な時間はかなり少ないといわれている。

日本の事例ではないけど。米国の平均労働時間は8.8時間だけど、そのうち生産的な時間は3時間ほどと言われている。多くの社員には次のような非生産的な時間がある。

ニュースサイトを読む:1時間5分
SNSをチェックする:44分
同僚と仕事と関係ない話をする:40分
転職先を探す:26分
タバコ休憩:23分
恋人や友だちと電話をする:18分
コーヒーやお茶をいれる:17分
携帯でメールをする:14分
おやつを食べる:8分
社内で食事をする:7分

参考:In an 8-Hour Day, the Average Worker Is Productive for This Many Hours|Inc.
参考:8時間の勤務時間中、本当に生産的なのは3時間だけ:研究結果

米国の事例なので、日本とは違うけど、それでも同じように「(自分の場合)本当に意味のある生産的な時間はどの程度だろうか」と考えた人もいるはず。

今回はその限られた時間を本当に意味のあるものとするための『成果が上がるタイムスケジュールの5つの条件』について、話していきたい。

成果が上がるタイムスケジュールの5つの条件

あなたの仕事が生産的かどうかはともかく。まずは先ほどの3時間に1時間を加えた、4時間ほどで考えていきたい。
(ある日)4つの仕事をするとして、1つの仕事につき、1時間だなと漠然に考え、すぐに仕事を始める人もいるかもしれないけど、それは避けてほしい。

全体像を把握する

実際には何をするにしてもまず全体像を把握することだ。

ここでイメージしてほしい。
海外の知らない街に行き、行ったことがない目的地まで歩くとする。そんな時にいきなり道を歩き始めたりはしないだろう。

歩く前にまず地図などを確認し、「この道をまっすぐ歩き、5つ目の角を左折……」などとざっくりでもいいから、全体像を把握する。

それと全く同じだ。まず全体像を把握することが必要になる。その日1日に何をするか、という全体像を。それを1日のはじめにやるということだ。

振り返る(翌日をさらに良くするため)

1日の始まりは全体像の把握。1日の終わりは「振り返る」ことだ。
この振り返りが翌日の仕事、スケジュールに生きてくる。

特にオススメなのは、その日素晴らしいことを3つから5つで良いから書き出すことだ。良かったこと、強み、感謝できるようなこと。そうしたポジティブな視点は、厳しい状況に陥った時にとても活きてくる。必要以上に落ち込むことが少なくなる。

1日の始めに10分。1日の終わりに10分と合計20分ほどの時間で大丈夫。
とすると、4時間から20分をひいて、3時間40分。これが実際に仕事に費やせる時間になる。
4つの仕事をするなら、1つあたり、55分ずつとなる。

1:55分
2:55分
3:55分
4:55分

ただし、このようにはならない。

仕事にかかる時間を考える

これはあなたの仕事だから、あなたの方が詳しいはず、たとえば、1つめと2つめが若干大変なら次のようになる。

1:65分
2:65分
3:45分
4:45分

多少間違っていてもいい。1日の振り返りで反映させていけば、十分に改善できる。

優先順位を反映させる

さらに、重要度を反映させて、優先順位の高い順にしていく。
(緊急性の高いものは先に取り組む必要もあるのだけど、緊急性より重要性を大切にすること)

成果につながる重要度の高いものから仕事をしていく。

その日1日の仕事が全て終わらないとしても、重要な仕事から取り組んでおけば、途中の段階でも最も進む形になる。

制限時間を設ける

1つ1つの仕事に制限時間を設ける。

ここでは10分としよう。1つめの仕事を65分で終えるところを10分オーバーして、75分になったら、他の仕事を10分早く終わらせる必要がある。

そして、重要なのは切り上げること。

あなたにも集中できない仕事があると思う。そうした時、いつまでもダラダラとやってしまうと、仕事が終わらない。なので、制限時間を設け、そこでとりあえず終えてしまう。

それを終えずにいると、1日がムダになってしまうことだってある。とにかく、気持ちを切り替えて、仕事を進めていく。

……とここまでで以上なのだけど、補足すると、時計を用意してほしい。

9時から仕事をスタートするのであれば、全体を確認し終わるのは9時10分で。1つ目の仕事を終えるのが10時15分だ、などと具体的な時間でスケジュールを考え行く。

成果が上がるスケジュールになっているのであれば、実際にはそれを進めていけば、確実に成果はあがっていく。意味のあるスケジュールを作り、それを実現させる。シンプルだ。

まとめ

  • 全体像を把握する
  • 振り返る(翌日をさらに良くするため)
  • 仕事にかかる時間を考える できれば
  • 優先順位を反映させる
  • 制限時間を設ける

あなたへの質問

  • あなたは1日の始めに1日の全体像を把握しているだろうか。
  • あなたは(翌日をさらに良くするため)振り返りをしているだろうか。
  • 仕事に必要な時間を考えているだろうか。
  • 優先順位をつけて、仕事をしているだろうか。
  • 制限時間を設け、仕事が進まない時は切り上げているだろうか。

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