やることが多く仕事が終わらない人も、仕事が早く終わる3つの方法

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やることが多く、TODOリストがメチャクチャに

やることが多く、手帳のTODOリストがめちゃくちゃ多くなっている人がいる。

それだけ多くのTODOがあるリストをもっていると、常に自分にやり残したことがあるような感覚に陥ってしまう。それらは強いストレスの要因になる。

心理学的にいえば、「ツァイガルニク効果」が生まれてしまう。

ツァイガルニク効果というのは……。

「人は達成できなかった事柄や中断している事柄のほうを、達成できた事柄よりもよく覚えているという現象」

自分は達成できていないよな、という気分に常になってしまう。

あなたが独立起業しているなら、ただでさえ、プレッシャーは受けやすい。大変なこともあるだろうし。その上、数多くのことが処理されていないリストはその状況に加え、罪悪感を感じさせてしまう。

完了していないタスクが多ければ多いほど、感情はネガティブになり、自信を失い、嫌な気分に陥り、最終的にそのリストを放棄したくもなる。そんな状況では、仕事自体が台無しになるきっかけになってしまうかもしれない。

やることをきちんと処理すると…

でも、きちんと処理していると違う。日々、仕事が着実に終わり、前進しているのだ。ストレスはなく、前に進んでいる感覚。気分は大きく変わってくる。少しの高揚感さえ、感じるだろう。今回の話はまさにそれを解決する話。それをご紹介していきたい。

仕事がスイスイ終わる人になれる3つの方法

僕自身はこの点はいくつか工夫している点があるのだけど、今回は3つに絞ってお話していく。

ゴミを捨てる

ビジネス、特に「戦略」の視点でいうと。戦略で重要なのは「差別化」と「資源配分」。この2つだ。何らかの差別化があなたのビジネスに利益を生む。つまり、利益を生むためには差別化ができるような仕事をすることだ。これは成果が上がっているかどうかを見ていけばいい。
そして、もう1つが資源配分。時間については、その時間を何に配分するか、だ。当然、これは成果が上がるものに配分していくことになる。

では、成果が上がらないものはどうか、というと。それはまさにゴミになる。
部屋でもなんでもそうだけど、絶えずチェックしていないとゴミが溜まっていく。膨大なリストにはゴミがいくつも溜まっている。そのゴミを捨てることだ。成果が上がらない、無意味なタスクがいくつもあるはずだ。

プロジェクトごとに整理し、優先順位をつける

次に残ったものをただリストに並べるのではなく、いくつかの小さなリストに分類、整理することだ。たとえば、50項目残っているなら、それをプロジェクトごとなどに分類する。
そんなに綺麗に均等にはできないと思うが、10項目、10項目などと小さく分類するイメージだ。

そうして、それぞれのプロジェクトの重要度を再度考慮しつつ、プロジェクト単位とタスク(項目)単位で優先順位を考えていく。5段階でつけるなどで。
ただ、問題なのは「5」が多くなってしまったりもするので、視覚的に優先順位をつけ、最も重要なのはリストの最も上段に配置するようにするなどだ。それを最も上にあるものから、1つひとつ処理していけばいい。

スケジュール(予定表)に書き出し、完了させていく

TODOリストのままでは処理できない人が少なくない。リストのままだと放置してしまい、うまくいかないわけだ。なので、処理を確実にしていく方法として有効なのが、優先度の高い順にスケジュールに反映させることだ。僕自身もTODOリストをスケジュールに反映させることで、着実に処理するようになった。

1992年、1996年のオリンピックで体操の米国代表として活躍し7、個のメダルを獲得。現在は起業家として活躍しているシャノン・ミラーはこう語っている。

「(選手として)練習をしていたころ……(私は)しなければならない項目を、非常に細かい予定表に書き出して、これらの間のバランスをとっていた。優先順位をつける必要に迫られていた。現在に至るまで、私はほとんど分刻みの予定表を用意している」

言い換えると、リストを予定表(スケジュール)に書き出している。また、やるべきことを終わらせる秘訣についてはこう語っている。

「その事柄が私の予定表にのっていなければ、それは完了しない。しかし、予定表に書かれていれば、完了する。日々の会議や書類の確認、執筆その他の必要な活動をこなすため、私は予定表に15分刻みで書き込んでいる」

とにかくやるべきことを予定表(スケジュール)に移す。そして、時間は60分など大まかな時間で設定するのではなく、15分刻みで設定する。

特に重要なのは、予定表に書き出したことは確実に終わらせること。予定表に書けば、終わるということを繰り返すと、それが自信として積み上がってくる。

まとめ

  1. ゴミを捨てる
  2. プロジェクトごとに整理し、優先順位をつける
  3. スケジュール(予定表)に書き出し、完了させていく

あなたへの質問

多くの仕事を終わらせるため、あなたに次の質問に答えてほしい

  • あなたはTODOリストのゴミを捨てているだろうか?部屋と同じで放っておくとグチャグチャになっていく。
  • あなたは項目ごとに整理し、優先順位をつけているだろうか。優先度の高い順に仕事ができる体制にすることだ。
  • 優先度の高いタスクをスケジュールに反映させているだろうか。ただ、TODOリストでもっていても完了はしない。

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